Прозрачность цепи поставок
Антикризисные меры в закупках для смягчения последствий пандемии и экономического кризиса
Мы с вами пошагово решим несколько задач на этой неделе. По одной задаче в день.
День 1-й. Делаем прозрачной цепь поставок.
День 2-й. Оцениваем запасы в компании и в цепи поставок.
День 3-й. Определяем спрос и потребности, делаем прогноз спроса.
День 4-й. Делаем сценарии производственных и распределительных мощностей.
День 5-й. Оцениваем логистические возможности.
День 6-й. В тишине и спокойствии оцениваем финансы и движение денег.
Сегодня решаем первую задачу - прозрачность цепи поставок и оценка рисков поставок.
Маленькое вступление перед инструкцией
Ситуация накаляется с каждым днем и даже самые отчаянные оптимисты ожидают выход из полного шваха не раньше конца года. Кризис медленно надвигался, а коронавирус делает так, что любой обычный, даже самый тяжелый кризис, будет казаться просто цветочком. Надеюсь, уже всем понятно, что через две недели ничего назад не вернется. Принимаем меры. Чем быстрее сгруппируемся, тем менее болезненным будет падение.
Инструкция
Каждый день буду выкладывать пошагово. Времени на раскачку нет, поэтому действуем быстро, мониторим часто (1 раз в неделю обязательный обзор и коррекция).
Здесь и далее буду опираться на рекомендации McKinsey с моими комментариями и пояснениями.
Для начала создайте оперативный штаб и позаботьтесь о здоровье своих сотрудников.
ДЕНЬ 1-Й
Увидеть свою цепочку поставок и риски срыва поставок
- Определите критические материалы, компоненты и услуги. Это те товары, работы, услуги (далее ТРУ), без которых ваше предприятие не сможет выпускать продукцию и работать. Про спрос и потребности детальнее в среду.
- Пересмотрите спецификации вместе со всеми внутренними заказчиками, особенно те, риски получения которых очень высоки. Можно ли использовать аналоги (то же самое, но от другого производителя) или заменители (другое устройство/материал, которое может выполнять ту же функцию)?
- Проверьте риски поставок. Созвонитесь со всеми поставщиками и выясните реальную ситуацию с производством и (!) их поставками. Вам точно нужно знать, у кого покупают, как себя чувствуют их поставщики, каков уровень запасов на складах и в пути, с какими проблемами могут столкнуться.
Попросите ваших поставщиков также созвониться с их поставщиками и прояснить ситуацию. Честно проговорите с ними свои проблемы и обсудите их проблемы, выходите на открытый диалог. Договоритесь с поставщиками, что даже при малейшем намеке на риски поставок или производства они немедленно сообщат вам. Проговорите, как будете совместно мониторить и действовать в критической ситуации. У вас должно быть очень точное соглашение, прописанное тезисно и согласованное обеими сторонами с возможными сценариями.
Согласуйте постоянный контакт (точно не реже одного раза в неделю - все так стремительно меняется сейчас) с ключевыми поставщиками, чтобы быть в курсе всех изменений. Думаю, что уже скоро у вас должен работать расширенный оперативный штаб цепи поставок, куда будут входить ваши поставщики.
- Если у ваших поставщиков не выстроена сеть поставок и они представления не имеют о положении у своих поставщиков. Срочно соберите информацию из всех возможных источников и нарисуйте карту сети поставок. Вы должны понимать, из каких источников, регионов и стран ваши поставщики приобретают и смогут получить необходимое сырье и материалы в случае, если их нынешние поставщики не справятся. Вам стоит определить наиболее важных поставщиков 2-го уровня (поставщиков поставщиков). Лучше бы о них получить максимум информации. По некоторым материалам российские предприятия работают с перегрузкой. Китай восстанавливает производство, а Италия закрывает заводы. Что в других странах и как развивается ситуацию в России, надо мониторить каждый день.
- Расширьте базу поставщиков. Те, кто занимался сорсингом и проводил квалификацию поставщиков, сейчас почувствуют плоды этой деятельности. Остальным выяснить, сколько еще поставщиков есть на рынке, пообщаться с ними о возможных закупках, прояснить ситуацию с производственной мощностью и загрузкой.
- Измените подход к взаимодействию с поставщиками, особенно с теми, кто поставляет критическую продукцию. Вы точно сейчас не можете себе позволить швыряться поставщиками или давить на них. Платите своим поставщикам, но и согласуйте с ними правила ценообразования, чтобы при дефиците не было спекулятивных цен. Пересмотрите контракты, согласуйте изменения.
- Поговорите с закупками конкурентов. Время сейчас чрезвычайное, поэтому забудьте пока о конкурентных войнах. Может быть, сможете договориться о каких-нибудь обменах информацией или даже товарами, лучше поймете ситуацию.
Если мобилизоваться, то можно справиться за один день с этими задачами.
Мы не можем предсказать все последствия и реальную ситуацию даже следующей недели, но в наших силах выполнить эти 7 шагов. В критических ситуациях надо сфокусироваться на том, на что можешь повлиять и что можешь сделать.
Во вторник проясним ситуацию с запасами у вас и в цепи поставок.
Всем спокойствия и точных действий!
Время концентрации и взаимопомощи.
День 2-й
Оцениваем запасы в компании и в цепи поставок
Вчера мы с вами делали оценку цепи поставок и анализировали риски ближайших поставок. Сегодня день инвентаризации запасов.
Оцениваем все доступные запасы
- Проверьте, сколько готовой продукции хранится на складах. Оцените, в том числе, зарезервированные товары для продажи, заблокированные товары для контроля качества и тестирования. В некоторых компаниях происходит «потеря» товаров из-за дублирования карточек товара (например, «сковорода чугунная диаметр 23 см» записывается как «чуг.сковорода 23» и физически товар есть на складе, а в системе он отсутствует).
- Проверяем наличие всех запасных частей, которые могут быть использованы для производства новой продукции, по всем точкам хранения. Необходимые запчасти могут быть в цехах, в незавершенной продукции и т.п.
- Проверяем все товары/детали с более низкими показателями качества, особенно если речь идет просто о нарушении упаковки, частично выявленных дефектах и т.п. Оценить, можно ли использовать эти товары, можно ли легко восстановить. В обычной ситуации такой товар вернулся бы поставщику, но сейчас, если есть дефицит и горят сроки, можно посмотреть и в сторону этого ресурса.
- Проверяем все товары в пути и в завершении производства или отгрузки у поставщиков. Узнаем, можно ли ускорить поставки, если это необходимо. Оцениваем ситуацию возможных задержек, определяем возможные действия в случае задержек.
- Проверяем, можно ли вернуть товар, отгруженный клиентам или своим дочерним предприятиям. Не все компании сейчас готовы к прежним объёмам производства или продаж, вы же должны понимать, можно ли использовать этот запас в случае необходимости. Сверка запасов по всем дочерним предприятиям может показать довольно большие запасы.
Понимание наличия товаров или запчастей поможет вам лучше понимать возможности производства и продаж, предупредить внутренних заказчиков и клиентов о возможных задержках, спланировать продажи и операции.
Если нужно вспомнить все инструменты по управлению товарными запасами.
С 7 апреля 2020 года Людмила Веремей проведет дистанционный курс по управлению товарными запасами. 8 модулей по 2 часа по вторникам и четвергам. Стоимость участия 1 человека 12 000 рублей. Запись по тел.+7(495) 649-86-16 или в комментариях.
Всем спокойствия и точности в работе!
Источник: https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/supply-chain-recovery-in-coronavirus-times-plan-for-now-and-the-future
