- По факту поставок. При соответствии – положительное подкрепление, при несоответствии – показать разрыв между обязательствами и реальностью, запросить план корректирующих мероприятий.
- Периодически по ходу работы. Регулярная обратная связь за период (промежуточная - от 1 до трех месяцев, раз в полгода; итоговая - раз в год, по завершении контракта). Такая обратная связь показывает результат работы за период, показывает оценку эффективности деятельности и место в общем рейтинге поставщиков. Вряд ли какой-либо поставщик отработал ровно 100% и был идеален (а если такое случается, то стоит пересмотреть свои требования – не кажутся ли они вам заниженными?), но даже и в этом случае отметить результаты и показать, чего еще хотелось бы получить. При любых несоответствиях писать подробную справку о несоответствии и запрашивать план корректирующих мероприятий, предлагать помощь или консультацию (если поставляемые материалы/услуги достаточно значимы для компании).
- Обязательная дополнительная обратная связь при любых улучшениях со стороны поставщика – благодарность и подкрепление.
- Обратная связь по ходу программ развития, по каждой вехе программы.
Стоит отметить, что обратная связь предоставляется руководству компании – поставщика, а не просто отправляется любому рядовому контакту – вы должны быть уверены, что обратная связь принята во внимание, а уж в случае несоответствий должно быть обязательное подтверждение ответственного лица и понимание сроков предоставления плана корректирующих мероприятий и итоговых сроков устранения проблем.
Устно или письменно? Письменно – в обязательном порядке, устно – по ситуации, но с обязательным письменным дублем.
По материалам тренинга "Управление поставщиками"
